Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

• Billbee GmbH
• AmaZervice GmbH
• VentoryOne GmbH
• Replyco Limited

• Zweck der Verarbeitung: Die Verarbeitung dieser Daten ist aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden.
• Rechtsgrundlage: § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
• Erhobene Daten: Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus.
• Speicherdauer: bis zu 7 Tagen
• Datenempfänger: Personio SE & Co. KG
  
  IV. 1.b Error-Logs
  

• Zweck der Verarbeitung: Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person.
• Rechtsgrundlage: § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG.
• Erhobene Daten: Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst.
• Speicherdauer: bis zu 7 Tagen
• Datenempfänger: Personio SE & Co. KG

• Zweck der Verarbeitung: Optimierung der Ladegeschwindigkeiten
• Rechtsgrundlage und berechtigte Interessen: Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres überwiegenden berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Sicherheit und Stabilität unserer Bewerbungsplattform durch Beauftragung eines Dienstleisters zur Erbringung von Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen
• Datenempfänger: Cloudflare Inc
• Drittlandsübermittlung: Soweit nicht anonymisierte Daten erhoben werden, erfolgt die Datenverarbeitung in den USA.
• Angemessenheitsbeschluss der Kommission: Hinsichtlich der Datenübermittlungen an die Cloudflare, Inc. berufen wir uns auf den Beschluss vom 10.07.2023 für den Datenschutzrahmen EU-USA nach Art. 45 DSGVO. Die Liste der am Datenschutzrahmen EU-USA teilnehmenden Unternehmen ist abrufbar unter https://www.dataprivacyframework.gov/
  
  IV.3. Online-Bewerbung
  Im Falle Ihrer Onlinebewerbung bei uns werden personenbezogene Daten erhoben. Als Pflichtfelder, ohne die wir eine Bewerbung nicht annehmen können, gelten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Datum, ab wann die Person verfügbar ist
• Gehaltsvorstellung in Euro
• Lebenslauf als Dateiupload

• Zweck der Verarbeitung: Durchführung des Bewerbungsverfahrens inkl. Auswahlprozess, Entscheidung über die Bewerbung
• Rechtsgrundlage Vertrag: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die oben genannten Pflichtangaben zur Durchführung des Bewerbungsprozesses. 
• Rechtsgrundlage Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die freiwilligen Angaben. Enthalten Ihre hochgeladenen Dokumente besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie z.B. Angaben zu Ihrer sexuellen Identität, zur Gesundheit, zur Religionszugehörigkeit, der Grad der Behinderung und ähnliches), dann erteilen Sie Ihre Einwilligung auch zur Verarbeitung dieser besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. 
• Rechtsgrundlage Gesetzliche Verpflichtung: Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir hierzu rechtlich verpflichtet sind. Diese Verpflichtung kann sich aus einem Gesetz oder einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung ergeben. Darunter fallen insbesondere Compliancepflichten, datenschutzrechtliche Rechenschaftspflichten, Erfüllung von Betroffenenrechten aus Datenschutzrecht, Verpflichtungen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.
• Rechtsgrundlage berechtigtes Interesse: Gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere berechtigten Interessen zu wahren, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Unsere berechtigten Interessen: Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der allgemeinen Sicherheit, der Gebäudesicherheit, der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, Maßnahmen zur Aufrechterhaltung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen, Personalverwaltung- und planung, Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse, Gewährleistung des Hausrechts
• Empfänger der Daten: Personio SE & Co. KG (Hosting der Bewerberplattform, HR-Software), Comrce GmbH (Konzernmutter), je nach Arbeitgeber der gewünschten Position: Billbee GmbH, AmaZervice GmbH, VentoryOne GmbH, Replyco Limited, Betroffene Personen, Datenschutzbeauftragter, Gerichte, Inkasso, Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Aufsichtsbehörden, Agentur für Arbeit, Finanzbehörden), Personalvermittlung, Rechtsanwalt,  Strafverfolgungsbehörden, Unternehmensberater
• Speicherdauer: Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht. Dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bei vor- und vertraglichen Angelegenheiten wird Ihre Anfrage bis zur Beendigung des Vertrags gespeichert und sodann in der Verarbeitung eingeschränkt. Wenn kein Rechtsgrund mehr zur Speicherung besteht, werden die Daten gelöscht.

• Bestätigung der Datenverarbeitung: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 15 DSGVO;
• Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung: Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 16 DSGVO;
• Löschung: Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 17 DSGVO;
• Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiter haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen durch uns übermitteln zu lassen. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 20 DSGVO;
• Widerruf von Einwilligungen: Sie haben das Recht, Ihre erteile Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 (1) lit. a oder Art. 9 (2) lit. a DSGVO beruht. Die Datenverarbeitung bis zum Widerruf bleibt dabei rechtmäßig. Der Widerruf gilt nur für die Zukunft. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 7 (3) DSGVO;
• Beschwerde: Sie haben das Recht, unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Voraussetzungen hierzu finden Sie in Art. 77 DSGVO. Sie können sich an die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde wenden oder an die in Ihrem Land bzw. Bundesland. Eine Auflistung aller Aufsichtsbehörden finden Sie hier: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

• Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir aufgrund unseres überwiegenden berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 (1) lit. e oder f DSGVO), Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Bei einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO werden die Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene seine Einwilligung widerruft. Die Einwilligungserklärung speichern wir aus Gründen der Rechenschaftspflicht für 3 Jahre. Sollten Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahmen in unseren Talent-Pool erklären, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen für die angegebene Dauer.
• Die Bewerbungsunterlagen speichern wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Dauer des Bewerbungsverfahrens und vernichten diese bei Ablehnung 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens. 
• Bei unserem überwiegenden berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO werden die Daten so lange gespeichert, bis der Betroffene sein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ausübt, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Bei uns obliegenden Aufbewahrungspflichten werden die betreffenden Dokumente bis zum Ablauf der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften (z.B. 10 bzw. 6 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB) aufbewahrt.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

The controller

Access logs (“server logs”)

Error logs

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